Ошибки, которых можно избежать

Архивное дело — специальность, которой люди обучаются на профессиональном уровне. Но многие собственники бизнеса считают, что они запросто могут создать архив документов организации самостоятельно. Иногда это, действительно, удается. А иногда — заканчивается курьезами. О том, как это бывает, мы поговорили с несколькими бизнесменами.

Олег Дмитриев, 42 года: «Я веду бизнес уже достаточно давно. И сейчас, имея опыт, конечно же, доверяю архивное хранение конфиденциальных документов только профессионалам. Мы наняли специалистов, которые сделали нам хороший архив и увезли его к себе в хранилище. Потому что первый мой опыт был печальным, а по прошествии времени — смешным. Я — довольно педантичный человек. И — будучи еще совсем молодым — решил, что вполне справлюсь с созданием архива сам. Почитал законы, подумал головой и архив создал. Но я не учел, что наш офис размещался на первом этаже жилого дома, а комната, которую мы выделили под хранение всех этих папок и коробок находилась аккурат под ванной соседей сверху. В общем, все наши бумаги были затоплены. С тех пор в офисе документы не храню».

Марина Степанец, 33 года: «У нас была смешная история, которая тогда казалась большой и страшной проблемой. Наша первая компания закрывалась и перед нами вдруг возникла ужасная задача: сдача документов в архив. Ну, знаете, в государственные архивы надо сдать целый ворох документов. Вот мы ворох и принесли. Нашли список того, что нужно, собрали и унесли. На нас смотрели, как на умалишенных. Оказалось, что документы нужно специальным образом подготовить, составить к ним какие-то описи. В общем, все закончилось тем, что мы почти неделю пытались разобраться в том, как это делать, сдались и пошли к тем, кто умеет это профессионально. Там нам очень быстро все подготовили и даже сдали все за нас. Знала бы, что это будет так легко — сразу бы пошла к ним».

Лилия Иванова, 29 лет: «Я — человек, который убежден, что каждый из нас может сделать все сам. Два года назад я открыла собственную компанию и сама, с самого начала занималась решением всех вопросов. Поэтому и архив я стала делать сама. Не могу сказать, что мне это не удалось: со временем я разобралась. Но, честно говоря, было сложновато. В итоге сам процесс хранения я доверила профессиональному хранилищу. А пополняю его по-прежнему самостоятельно. Но новичкам я бы, наверное, не посовеовала тратить время на это. Лучше пусть архивом занимается архивариус, а вы — развивайте свое дело».

Астра Новости